Các vấn đề bạn thường gặp khi gửi email

Gửi email là phương tiện liên lạc chủ yếu chốn công sở, chắc hẳn bạn sẽ gặp khá nhiều Các vấn đề bạn thường gặp khi gửi email. Cùng mình tìm hiểu chi tiết hơn nhé.

Các vấn đề bạn thường gặp phải khi gửi email

Đặt tiêu đề email không rõ ràng

Trước khi quyết định có nên mở một email trong vô vàn email được nhân, hầu hết chúng ta sẽ nhìn vào “người gửi”, sau đó là dòng “tiêu đề”.

Bạn cần mô tả rõ ràng mục đích email của bạn nếu bạn không phải đối tượng để vượt qua các tiêu chí đầu tiên, thì chí ít bạn có thể đạt được thành công ở tiêu chí thứ 2.

Không giới thiệu bản thân

Trong trường hợp người nhận không nhớ đến bạn ngay lập tức, sẽ gây nên phiền phức vì họ sẽ phải tìm hiểu thông tin của bạn. Vậy nên hơn hết bạn cần giới thiệu cũng như chia sẻ một lời giới thiệu ngắn gọn và giải thích làm thế nào các bạn đã gặp hoặc quen biết nhau.

Không giới thiệu chủ đề

Cách viết nội dung tương tự như tin nhắn. Người nhận email có thể không hiểu lý do tại sao bạn gửi email cho họ. Bạn cần giới thiệu và giải thích ngắn gọn lý do cho việc gửi email của bạn.

Lợi dụng cài đặt chế độ “khẩn cấp”

Tránh trở thành “cậu bé chăn cừu” khi sử dụng nút khẩn cấp trên mỗi email. Các chủ đề duy nhất đủ điều kiện được coi là khẩn cấp khi công việc sắp đến hạn deadline, biện pháp kỷ luật hoặc thực phẩm miễn phí trong phòng nghỉ. Mọi việc khác có thể chờ được.

Đọc thêm: Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email

Đính kèm file lớn hoặc file đáng ngờ

Tránh đính kèm tập tin lớn vì nó mất rất nhiều không gian lưu trữ và công sức tải về, cần tìm hiểu làm thế nào để giảm dung lượng tập tin và tránh việc gửi các tập tin nén “zip”

Vì có thể những file đính kèm này sẽ bị trả lại vì lý do an ninh và cũng không nên gửi những bức ảnh “tự sướng”, vì rất có thể nó sẽ bị trả lại bởi lý do xã hội.

Gửi link không đúng cách

Với nhận thức ngày càng tăng của người nhận đối với những thách thức an ninh mạng, những liên kết, những link web không rõ ràng và URL rút gọn sẽ khiến người nhận khó chịu.

Cần minh bạch, và gửi các liên kết đầy đủ cho họ, và bạn đừng bao giờ gửi link đến các trang web không phù hợp hay gây tổn hại (bao gồm những link YouTube nhạy cảm được coi là “hố đen”).

Yêu cầu thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm

Bất kể mối quan hệ của bạn với người nhận có tốt như nào bạn cũng đừng bao giờ yêu cầu gửi thông tin cá nhân hay thông tin nhạy cảm qua email, có thể bao gồm cả thông tin đăng nhập hoặc mật khẩu

Thảo luận về các vấn đề nhạy cảm

Những vấn đề bí mật hoặc nhạy cảm không bao giờ được gửi qua email, trừ khi bạn đang cố gắng gắn sự liên đới về trách nhiệm và nghĩa vụ – điều này chỉ làm bạn thêm khó chịu mà thôi.

Đọc thêm: Easymail là gì? Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng Easymail?

Gửi nội dung không phù hợp

Không bao giờ được nghĩ rằng những gì bạn viết trong email là riêng tư. Sẽ rất nghiêm trọng khi đó là những lời đùa không phù hợp hay những lời lẽ buộc tội người nhận email.

Không sử dụng BCC

Khi gửi một email đến nhiều người nhận, bạn nên nhớ luôn để một số địa chỉ email trên dòng bản sao ẩn (BCC).

Nếu không sử dụng BCC bạn sẽ tiết lộ tất cả các địa chỉ email bạn gửi cho người khác.

Sử dụng CC không thích hợp

Không bao giờ có chuyện khi bạn làm một việc gì đó mà không có cấp trên giám sát hay một bên nào đó liên quan. Khi gửi email bạn nên CC tới một ai đó.

Điều này sẽ giúp khẳng định sự tín nhiệm và thể hiện trách nhiệm. Tất cả những điều này là để nâng cao trình độ của bạn.

Bỏ qua ngữ pháp và thể thức

Email là sự phản ánh cá nhân bạn, vì vậy không soát lại toàn bộ nội dung email của mình trước khi gửi đi chỉ là để người nhận thấy bạn quá yếu kém và thiếu cẩn thận.

Quá suồng sã

Trừ khi bạn đang viết cho một người bạn, người bạn đời của mình hoặc người thân gần gũi khác, đừng cho rằng người nhận của bạn muốn được đối xử như những người anh em của bạn.

Không xóa dấu vết của email cũ

Mỗi email bạn chuyển tiếp hay trả lời sẽ tồn tại dấu vết của email trước đó. Thông thường, những vết tích của email cũ có thể bao gồm các tài liệu nhạy cảm hoặc không phù hợp. Để an toàn thì tốt hơn hết hãy xóa tất cả các dấu viết của email cũ và bắt đầu với một email mới.

Nếu bạn chọn cách giữ lại các dấu tích của các email cũ để hỗ trợ việc giải thích nội dung email của bạn, chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra nội dung đó rất cẩn thận và hãy xóa bất cứ điều gì bạn cho là không cần thiết.

Gây hiểu lầm về giới tính

Ví dụ những cái tên dùng được cho cả nam và nữ thì quả nhiên rất dễ gây hiểu lầm và cũng vì thế gây rắc rối lớn. Vì vậy hãy chắc chắn bạn đã làm rõ giới tính tất cả những người bạn sẽ đề cập trong email.

Gửi email tức giận

Chẳng có điều gì hay ho từ một email thể hiện sự cáu giận. Nếu bạn thấy tức ngực vì những bực bội và muốn tống tất cả những điều đó ra khỏi cơ thể.

Và nếu cách bạn chọn để giải tỏa là viết một email và lưu trong “bản lưu nháp” để sau này đọc lại thì đây là một thảm họa nghiêm trọng bạn nên tránh.

Gửi thông điệp vô nghĩa

Tránh gửi những lời lẽ dài dòng mà không có trọng tâm và không có giá trị cho người nhận.

Sử dụng thẻ ngày

Nếu bạn cần phải sắp xếp một cuộc hẹn, đưa ra các lựa chọn cụ thể theo yêu cầu của bạn. Xem xét việc sử dụng các dịch vụ như Doodle hoặc Sunrise nếu bạn đang phải đối phó với nhiều người tham gia cùng một lúc.

Không chỉ đích danh người có trách nhiệm với công việc (nếu cần)

Nếu bạn cần một ai đó làm gì đó, thì hãy cụ thể hóa và cho họ biết. Nếu bạn gửi email cho nhiều người, sau đó làm rõ ai là người chịu trách nhiệm cho hành động đó thì đó sẽ là cách làm thông minh nếu không thì chắc chắn bạn sẽ gặp khó khăn đấy.

Đưa ra quyết định cuối cùng

Nếu trong email bạn nhận được không có những yêu cầu hay lời thúc giục hành động thì bạn nên đưa ra quyết định cuối cùng trong một email phản hồi. Có lẽ những email gửi và nhận như thế đã đủ để giải quyết công việc rồi.

Cách để giảm tỷ lệ email vào thư mục Spam của khách hàng

Tập trung vào chất lượng email:

• Phát triển danh sách email, nhưng phải tập trung vào chất lượng.
• Đảm bảo danh sách email “sạch sẽ”: Không có email ảo, không hợp lệ.
• Theo dõi tương tác của người nhận email: “Cách ly” những người không tương tác (không mở email) trong thời gian dài (ví dụ 3 tháng) sau đó tiếp cận lại họ hoặc xoá bỏ họ khỏi danh sách.

Kiểm tra nội dung Content

• Làm cho email của bạn có liên quan.
• Kêu gọi hành động (CTA) phải rõ ràng.
• Luôn luôn kiểm tra kỹ nội dung của email để tránh dính “bẫy spam”.

Tiêu đề email là bước đầu tiên để kích hoạt các tương tác của người nhận với email của bạn.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách bật hoặc tắt kiểm tra lỗi chính tả trong Outlook

Xác thực địa chỉ gửi email

• Địa chỉ gửi email đáng tin cậy.
• Xác thực địa email người gửi để tránh trường hợp bị người khác “giả mạo”.
• Các ISP như Gmail, Yahoo, Zoho, AOL…đều có các phương thức xác thực danh tính người gửi.

EASYMAIL luôn yêu cầu xác thực email trước khi có thể sử dụng.

Chọn nhà cung cấp dịch vụ gửi email uy tín

Các nhà cung cấp dịch vụ Email (ESP – Email Service Provider) thường không giống nhau, các “dải IP” chuyên dụng cho mục đích gửi email và họ sẽ làm việc để đảm bảo các IP đó là sạch (không bị ISP đưa vào blacklist hoặc chế độ cảnh báo).

EASYMAIL là một ESP, hiện tại đang hợp tác hay đúng hơn là sử dụng các hệ thống máy chủ gửi email của Amazon, Sendgrid, Sendinblue – những nhà cung cấp hạ tầng Email Marketing nổi tiếng trên thế giới.

Email bị trả về và lý do bị trả về

Email bị trả về (Email bounce) là các email bị hệ thống gửi mail (Mail Server) trả về. Email bị trả về là những email không thể tới được người nhận.

Nguyên nhân gây ra tình trạng email bị trả về gồm 2 loại: Hard bounces và Soft Bounces

Hard bounces

Hard bounces (Email bị trả cứng) thường xảy ra do lỗi địa chỉ email nhận tin: địa chỉ không tồn tại, địa chỉ email bị chặn,…Với lỗi này bạn chỉ có thể xóa bỏ những khách hàng này khỏi khách hàng tiềm năng.

Một số lý do Hard bounces:

• Địa chỉ email không tồn tại: địa chỉ email không tồn tại hoặc đã ngừng hoạt động. LadiFlow đã tự động loại bỏ những email chưa xác thực (không tồn tại) để giảm thiểu khả năng bị trả về.
• Email bị vướng vào bộ lọc spam.
• Email bị chặn: email chặn nhận thư

Soft bounces

Soft bounces (Email bị trả mềm) thường xảy ra do lỗi của nội dung email: tệp đính kèm quá lớn, hòm thư người nhận đầy… LadiFlow đã giảm thiểu 1 số lỗi soft bounce để hạn chế số lượng email bị trả về.

Một số lý do Softbounces:

• Tệp đính kèm quá lớn: Easymail đã giới hạn dung lượng tệp đính kèm, do đó lỗi này sẽ không xảy ra nếu bạn gửi thư từ Easymail
• Hòm thư người nhận đầy
• Máy chủ xử lý quá tải

Làm thế nào để xử lý các email bị trả về?

• Kiểm tra lại email, đảm bảo hạn chế tỷ lệ vào spam.
• Loại bỏ những email không tồn tại, sai khỏi tập khách hàng tiềm năng

Nếu bạn cần hỗ trợ hay đăng kí dịch vụ email doanh nghiệp (Easymail), Cloud, xác thực OA thì cứ liên hệ Thảo 0909 576 798 nha