Sử dụng email doanh nghiệp không chỉ giúp tạo dựng uy tín mà còn đảm bảo an toàn thông tin và giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hơn. Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ chia sẻ đến bạn một số loại email doanh nghiệp đang được dùng nhiều nhất hiện nay.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp được hiểu là địa chỉ email mà ở đó có tên miền tùy chỉnh của doanh nghiệp chẳng hạn như yourname@yoursite.com thay vì dùng email cá nhân miễn phí như businessname@gmail.com mà đa số mọi người vẫn sử dụng.
Hiện nay, email doanh nghiệp- email dành riêng cho doanh nghiệp là điều bắt buộc dù công ty của bạn thuộc ngành nghề nào, quy mô lớn hay nhỏ. Bởi loại email này sẽ mang tới cho đơn vị rất nhiều lợi ích kể cả về độ uy tín cũng như tính bảo mật.
Vì sao cần dùng email doanh nghiệp?
Email doanh nghiệp giúp đơn vị tách email công việc ra khỏi email cá nhân riêng tư. Đồng thời nó cũng giúp tạo dựng hình ảnh cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp, để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, email doanh nghiệp cũng tăng cường quyền kiểm soát và tính bảo mật cho email của doanh nghiệp.
Tạo dựng sự tin cậy
Khi gửi email cho khách hàng tiềm năng, nếu bạn sử dụng email dạng cá nhân sẽ khiến họ cảm thấy thiếu sự tin tưởng. Ngược lại, các email có tên miền doanh nghiệp sẽ tăng tính uy tín, khách hàng cũng yên tâm mở email mà không sợ bị lừa đảo.
Tính nhất quán của thương hiệu
Hãy thử tưởng tượng, bạn chia sẻ địa chỉ website doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng và sau đó gửi đề xuất hoặc chi tiết sản phẩm từ tài khoản cá nhân thì phản ứng của khách hàng sẽ ra sao.
Nhiều người cho biết, họ cảm thấy bối rối vì tính không nhất quán thông tin. Lúc này, tâm lý của họ trở nên bối rối và khó có thể đưa ra quyết định mua hàng.
Trong khi đó, email được gửi đi từ tài khoản email doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu từ đó gia tăng thiện cảm, tăng tỷ lệ chốt đơn.
Dễ nhớ
Khác với email cá nhân, email doanh nghiệp được liên kết trực tiếp với tên doanh nghiệp, địa chỉ website do đó khách hàng có thể dễ dàng nhận ra hoặc nhớ tới bạn mỗi khi ai đó nhắc tới.
Tăng khả năng kiểm soát
Với email doanh nghiệp, bạn dễ dàng thiết lập quyền quản trị viên và quản lý tất cả tài khoản email. Ví dụ, bạn có thể thiết lập tài khoản nhân viên mới cũng như xóa tài khoản cũ đồng thời thiết lập chuyển tiếp email.
Bảo mật nâng cao
Các nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp bổ sung các tính năng bảo mật nâng cao nhằm giúp doanh nghiệp bảo đảm sự an toàn cho email. Nó có tác dụng bảo mật đối với các liên lạc bên trong và ngoài công ty.
Những loại email doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay
Email doanh nghiệp được xây dựng hệ thống riêng
Trên thị trường Việt Nam hiện nay đã có một số nhà cung cấp dịch vụ email hỗ trợ xây dựng hệ thống email doanh nghiệp riêng. Các nhà cung cấp này giúp doanh nghiệp xây dựng cho mình hệ thống email độc đáo, đảm bảo tính chuyên nghiệp, nhất quán.
Các chi phí xây dựng hệ thống này không quá đắt đỏ. Hơn nữa, doanh nghiệp tại Việt Nam nên các hoạt động hỗ trợ chăm sóc khách hàng cũng được chú trọng. Họ sẵn sàng lắng nghe và đưa ra các giải pháp phù hợp đáp ứng các yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra.
Tính tới thời điểm hiện tại, Gmail của Google đang có tới hơn 1.5 tỷ người dùng trên toàn thế giới. Sử dụng email doanh nghiệp của Gmail, chủ doanh nghiệp có thể tạo email cho đơn vị mình hoàn toàn miễn phí với 15 GB dung lượng lưu trữ.
Hơn nữa, giao diện của Gmail khá tinh tế, dễ sử dụng. Nó còn có thể kết nối với nhiều ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Google.
Tuy nhiên, Gmail hiện không cho phép doanh nghiệp tạo tên miền tùy chỉnh miến phí. Nếu muốn, có email dạng sales@yourcompany.com bạn cần chi 6 USD/người dùng/tháng cho Google Workspace. Đây là bộ sưu tập các công cụ điện toán đám mây, cộng tác và năng suất của Google.
- Ưu điểm của Gmail
– Độ tin cậy cao
– Tương tích trên mọi thiết bị
– Trang bị nhiều tính năng tiên tiến
– Ngăn chặn thư rác và các phần mềm độc hại
– Dung lượng lưu trữ email lớn
– Tích hợp với nhiều dịch vụ khác của Google.
- Hạn chế
Hầu hết các tên miền hay đã được sử dụng. Nếu muốn đặt tên miền tùy chỉnh sẽ phải chịu một khoản phí.
Microsoft
Outlook là sản phẩm quen thuộc được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nó là một phần của dịch vụ đăng ký Office 365 do Microsoft cung cấp, cung cấp quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của cả máy tính để bàn và ứng dụng Office trực tuyến.
Gói Office 365 Business tiêu chuẩn có giá 8.25 USD mỗi người dùng mỗi tháng và bao gồm các ứng dụng Office cùng với tính năng lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây trên PC, Mac hoặc thiết bị di động. Tuy nhiên, nó không bao gồm email doanh nghiệp.
Để mở khóa, doanh nghiệp phải chi 12.50 USD mỗi người dùng/tháng cho gói Office 365 Business Premium.
- Ưu điểm
– Cho phép lưu trữ không giới hạn
– Tích hợp Office 365
– Giao diện người dùng đơn giản
– Hộp thư đến tập trung
– Độ tin cậy cao
- Hạn chế
– Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế
– Bộ lọc thư rác, nội dung nhạy cảm hoạt động không quá hiệu quả
Server Mail từ Zimbra
Ngoài Google, Microsoft thì server mail của Zimbra cũng là nền tảng cung cấp email doanh nghiệp được nhiều đơn vị lựa chọn. Đây là một trong các nền tảng thích hợp với doanh nghiệp có mã nguồn mở. Nó được trang bị nhiều tính năng hiện đại.
Không chỉ vậy, nền tảng này còn được giới chuyên môn đánh giá cao về tốc độ hoạt động cũng như mức độ bảo mật. Đây sẽ là một trong những lựa chọn phù hợp đối với doanh nghiệp hiện nay.
Zoho Mail
Zoho Mail là dịch vụ lưu trữ email hoàn thiện không có quảng cáo với sự hỗ trợ cho tên miền tùy chỉnh, thời gian hoạt động được đảm bảo và tích hợp liền mạch với phần còn lại của Bộ Zoho.
Bộ Zoho bao gồm bộ ứng dụng văn phòng, bộ lưu trữ đám mây, các công cụ liên lạc nhóm và một loạt ứng dụng di động giúp bạn dễ dàng làm việc ở mọi nơi và mọi lúc. Điều tuyệt vời nhất là Zoho Workplace miễn phí cho tối đa 25 người dùng.
Tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên nâng cấp lên gói tiêu chuẩn giá 2 USD mỗi người dùng/tháng để mở khóa hỗ trợ IMAP cũng như nhiều tính năng khác.
- Ưu điểm
– Email doanh nghiệp không có quảng cáo
– Tích hợp với bộ ứng dụng văn phòng của Zoho
– Dễ dàng sử dụng
- Nhược điểm
– Dung lượng lưu trữ miễn phí thấp, chỉ 5 GB
– Các tính năng nâng cao hơn yêu cầu đăng ký trả phí
Một số cách tạo email doanh nghiệp miễn phí và nhanh chóng
Tùy vào loại email doanh nghiệp bạn lựa chọn mà có các cách tạo email khác nhau. Vì Google Workspace là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, cung cấp dịch vụ thiết lập tài khoản rất dễ dàng, nhiều tính năng và mức giá cạnh tranh nên chúng tôi sẽ lấy Google Workspace làm ví dụ.
Nếu bạn đã sử dụng Gmail cho email cá nhân thì quá trình học tập sẽ khá dễ dàng vì giao diện giống nhau. Nếu bạn chưa có tên miền, Google Workspace cũng sẽ giúp bạn mua tên miền. Dưới đây là cách tạo địa chỉ email doanh nghiệp bằng Google Workspace:
- Bước 1: Truy cập không gian làm việc Google.com và nhấp vào “Bắt đầu”.
- Bước 2: Nhập thông tin liên hệ của bạn chẳng hạn: Tên doanh nghiệp, nhân viên và quốc gia.
- Bước 3: Cho biết bạn đã có tên miền chưa, chẳng hạn như yourbusiness.com. Nếu bạn có một miền, bạn sẽ được nhắc kết nối nó. Nếu bạn không có tên miền, bạn sẽ được nhắc tìm kiếm một tên miền để mua.
- Bước 4: Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn như địa chỉ. Sau đó, chọn tên người dùng và mật khẩu của bạn. Cuối cùng, chọn một gói và hoàn tất quá trình thanh toán.
- Bước 5: Sau khi bạn đã tạo email doanh nghiệp của mình bằng Google Workspace, hãy tiếp tục thêm chữ ký email tùy chỉnh của bạn. Hoặc có thể thêm mọi tiện ích tích hợp hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như Calendly hoặc DocuSign.
Lưu ý, khi tạo email doanh nghiệp bằng Google Workspace, bạn sẽ bắt đầu dùng thử miễn phí 14 ngày. Vì vậy, hãy dành thời gian để quyết định xem đó có phải là nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp với bạn hay không. Nếu không, hãy thử một trong những dịch vụ lưu trữ email khác.
Mong rằng, thông tin trong bài viết mà tôi vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu hơn về email doanh nghiệp cũng như các nền tảng email phổ biến. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ hotline hoặc gọi tới hotline để tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Đọc thêm: Kinh nghiệm xây dựng thương hiệu với email marketing