Thông báo website với Bộ Công Thương là quy định bắt buộc đối với tất cả tổ chức, cá nhân có hoạt động bán hàng trực tuyến qua website theo quy định tại Nghị định số 52/2013/NĐ-CP và được sửa đổi bởi Nghị định số 85/2021/NĐ-CP. Tuy nhiên, không phải hồ sơ nào cũng được duyệt ngay lần đầu tiên.
Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng bị trả về hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, gây chậm trễ trong quá trình hoạt động và tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính nếu không hoàn tất thủ tục đúng thời hạn.
Vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như thế nào để tránh mất thời gian và đảm bảo được phê duyệt nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Các trường hợp hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung
Sau khi hoàn tất bước đăng ký tài khoản và gửi hồ sơ thông báo website qua hệ thống https://online.gov.vn, hồ sơ của bạn sẽ được chuyên viên Bộ Công Thương tiếp nhận và xem xét trong vòng 3–7 ngày làm việc.
Tuy nhiên, nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, sẽ phát sinh hai trường hợp chính:
Hồ sơ bị từ chối (trả về)
Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái: “Hồ sơ bị từ chối”, đồng thời trong phần ghi chú sẽ có nêu rõ lý do. Một số nguyên nhân phổ biến gồm:
- Website không thuộc đối tượng phải thông báo (ví dụ: trang giới thiệu công ty, blog cá nhân…).
- Thông tin doanh nghiệp trên hồ sơ không trùng khớp với giấy phép kinh doanh.
- Website không truy cập được tại thời điểm kiểm tra.
- Thiếu các chính sách bắt buộc như: Chính sách bảo mật, chính sách giao nhận, chính sách đổi trả…
- Hồ sơ đính kèm bị lỗi định dạng, thiếu trang hoặc không hợp lệ.
Đọc thêm: Đăng ký website với Bộ Công Thương là gì?
Hồ sơ yêu cầu bổ sung
Trạng thái hồ sơ sẽ là “Yêu cầu bổ sung”. Đây là trường hợp hồ sơ hợp lệ cơ bản nhưng vẫn cần doanh nghiệp chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin, giấy tờ để hoàn tất.
Các lý do thường gặp:
- Website có nhưng chưa đầy đủ nội dung theo chuẩn TMĐT.
- Cần bổ sung thêm điều khoản, thông tin liên hệ rõ ràng trên website.
- Thiếu minh chứng ngành nghề có điều kiện (đối với một số lĩnh vực như giáo dục, y tế, tài chính…).
- Mẫu hồ sơ đính kèm chưa đạt chuẩn, thiếu chữ ký, dấu pháp nhân, hoặc sử dụng bản scan mờ, thiếu trang.
Hướng dẫn xử lý chi tiết
Dưới đây là các bước xử lý chi tiết khi gặp một trong hai tình huống nêu trên:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống và kiểm tra lý do
- Truy cập: https://online.gov.vn → Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
- Vào mục: “Quản lý hồ sơ” → “Danh sách hồ sơ” → “Hồ sơ đã gửi”.
- Xem phần “Lịch sử xử lý” hoặc “Ghi chú” để biết rõ nội dung cần bổ sung, lý do từ chối.
Lưu ý: Ghi chú thường là ngôn ngữ chuyên môn, nên nếu không hiểu rõ, bạn nên nhờ bộ phận pháp lý hoặc đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ giải thích.
Bước 2: Soát lỗi và cập nhật hồ sơ
Dưới đây là bảng lỗi phổ biến và hướng xử lý cụ thể:
| Lỗi thường gặp | Giải pháp xử lý |
| Thông tin doanh nghiệp không khớp giấy phép | Kiểm tra lại tên doanh nghiệp, MST, địa chỉ… và sửa cho đúng 100% như giấy ĐKKD |
| Website không truy cập được | Kiểm tra hosting, domain, SSL, không để trang “Under Construction” |
| Thiếu các chính sách bắt buộc | Soạn đầy đủ: Chính sách giao hàng, đổi trả, bảo mật, điều khoản sử dụng và đăng trên footer |
| Thiếu giấy phép ngành nghề có điều kiện | Bổ sung bản scan rõ nét Giấy phép liên quan như Giấy phép giáo dục, Giấy chứng nhận VSATTP, Giấy phép quảng cáo, Giấy phép y tế… |
| Hồ sơ scan mờ, thiếu trang, sai định dạng | Scan lại tài liệu chuẩn định dạng PDF, rõ nét, đầy đủ các trang |
Bước 3: Nộp lại hồ sơ
- Sau khi chỉnh sửa, bạn vào lại phần hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.
- Chọn mục: “Gửi lại hồ sơ” (không tạo mới).
- Upload lại các tài liệu đã chỉnh sửa.
- Bấm “Gửi” để hồ sơ quay lại quy trình xét duyệt.
Bước 4: Theo dõi tiến trình xử lý
- Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái hồ sơ sau 3–7 ngày làm việc.
- Email thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ doanh nghiệp đã đăng ký.
- Nếu tiếp tục bị yêu cầu chỉnh sửa → Lặp lại bước 1–3 cho đến khi duyệt.
Lưu ý để hồ sơ không bị trả về
Để tránh mất thời gian, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu bằng cách:
- Rà soát thông tin pháp lý: Mọi thông tin trên hồ sơ phải trùng khớp với Giấy ĐKKD.
- Chuẩn hóa nội dung website: Website cần hoạt động ổn định, có đầy đủ chính sách TMĐT theo quy định.
- Cập nhật thông tin minh bạch: Hiển thị rõ ràng: tên công ty, MST, địa chỉ, hotline, email, chính sách thanh toán.
- Chuẩn bị hồ sơ đúng định dạng: PDF, rõ nét, không scan thiếu trang, có dấu và chữ ký đúng cách.
- Không sử dụng mẫu copy trên mạng: Dễ bị trùng lặp, không phù hợp với loại hình kinh doanh của bạn.
Có nên sử dụng dịch vụ hỗ trợ không?
Câu trả lời là: Có – nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro.
Các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ:
- Tư vấn cấu trúc website chuẩn TMĐT.
- Soạn thảo đầy đủ chính sách theo mẫu chuẩn.
- Rà soát hồ sơ pháp lý và điều chỉnh theo đúng quy định.
- Nộp hồ sơ thay mặt doanh nghiệp và theo dõi đến khi hoàn tất.
Dịch vụ đặc biệt phù hợp với:
- Doanh nghiệp lần đầu thông báo website.
- Hồ sơ từng bị trả về nhiều lần.
- Website có nhiều tính năng như giỏ hàng, thanh toán online, thành viên…
- Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện như: giáo dục, dược, sức khỏe, tài chính…
Liên hệ dịch vụ thông báo website với bộ công thương
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý hồ sơ bị từ chối hoặc chưa biết cách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được:
- Tư vấn miễn phí cấu trúc website chuẩn TMĐT;
- Soạn hồ sơ đầy đủ và gửi lại theo đúng quy trình;
- Theo dõi tiến độ và cập nhật cho bạn liên tục.
Chúng tôi cam kết đồng hành đến khi hồ sơ được duyệt thành công.
