Trong thời kỳ công nghệ 4.0, việc sử dụng Email tên miền để trao đổi thông tin và kinh doanh ngày càng trở nên phổ biến và mang lại hiệu quả cao.
Sự phổ biến này đến từ những ưu điểm mà Email tên miền mang lại cho người dùng, trong đó đặc biệt nổi bật là khả năng thể hiện sự chuyên nghiệp, gia tăng uy tín và tăng khả năng nhận diện thương hiệu đối với khách hàng và đối tác.
Vậy cụ thể khái niệm Email theo tên miền là gì? Vì sao các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng kênh Email? Làm thế nào để thiết lập một địa chỉ Email theo tên miền?
Email tên miền là gì?
Email tên miền là một thành phần của địa chỉ Email, được đặt sau ký hiệu @. Đối với các Email cá nhân, thì Email tên miền thường là gmail.com, yahoo.com hoặc outlook.com. Tuy nhiên, trong lĩnh vực kinh doanh, hầu hết các công ty hay doanh nghiệp sẽ có Email tên miền riêng của họ.
Ví dụ đối với Email cá nhân, Email của họ có thể là nguyenvana@gmail.com và nếu như cá nhân này đang công tác ở một doanh nghiệp hay tổ chứ nào đó, thì người này sẽ được sử dụng Email của doanh nghiệp và địa chỉ mail sẽ là nguyenvana@tenmiendoanhnghiep.vn. Ví dụ Email của Easymail: sale@easymail.biz
Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng Email tên miền riêng
Email tên miền riêng sẽ có những ưu điểm nổi bật hơn so với các Email thông thường. Sau đây sẽ là những lợi ích tuyệt vời mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng Email tên miền:
Tăng sự chuyên nghiệp
Khi một công ty có tên miền Email riêng sẽ tạo ra một hệ thống Email thống nhất, có cùng cấu trúc và hoạt động một cách chuyên nghiệp, nhất là khi doanh nghiệp của bạn phân công nhiệm vụ cho nhiều nhân viên, bộ phận làm việc hay giao tiếp với đối tác, khách hàng thông qua thư điện tử.
Khi tập thể nhân viên, phòng ban của doanh nghiệp sử dụng các Email giống nhau, với cùng một phong cách làm việc chuyên nghiệp như nhau, các khách hàng sẽ có thiện và sẽ mong muốn hợp tác với bạn trong những lần tiếp theo.
Quản lý nhân viên dễ dàng hơn
Với việc sử dụng Email tên miền riêng, các công ty hay doanh nghiệp sẽ có một hệ thống quản lý tập trung các Email của nhân viên thống nhất, đồng thời có thể phân bổ Email cho các phòng ban nhằm tạo thêm sự thống nhất và dễ dàng trong việc thực hiện các giao dịch, hợp tác cũng như là trao đổi công việc nội bộ.
Địa chỉ Email ngắn gọn, dễ nhớ
Thông thường, việc tạo ra một địa chỉ Email cần phải có tính đặc thù và tuân thủ yêu cầu mỗi địa chỉ Email đều là riêng biệt, không giống nhau. Chính vì vậy, đôi khi chúng ta phải tạo một địa chỉ Email dài để không bị trùng lặp.
Tuy nhiên, khi sử dụng Email theo tên miền thì nó sẽ cho phép bạn tạo ra các địa chỉ Email với tên người dùng tùy ý, với phần đuôi của Email sẽ mang dạng @domain. Điều này không những giúp tinh gọn địa chỉ Email mà còn tạo ra những địa chỉ Email dễ nhớ đối với khách hàng hay đối tác và nhân viên công ty.
Việc gắn liền địa chỉ Email với tên miền của công ty giúp tăng cường nhận thức thương hiệu, làm cho thương hiệu của bạn trở nên đặc biệt và dễ nhớ hơn trong tâm trí của khách hàng.
Ngăn chặn quảng cáo
Hộp thư của các tài khoản Email cá nhân thường bị hiển thị quảng cáo và nhận nhiều Email tiếp thị liên tục với mục đích quảng bá sản phẩm hay dịch vụ. Nếu bạn sử dụng Email tên miền riêng thì có thể ngăn chặn các quảng cáo mà bạn không mong muốn, tránh được tình trạng bị làm phiền hay bị gián đoạn trong lúc làm việc, góp phần giúp nâng cao hiệu suất công việc.
Lọc spam, thư rác tốt hơn
Hiện nay có một số dịch vụ Email miễn phí cũng như là Email Hosting giá rẻ là đối tượng của spammer hay các phần mềm độc hại. Điều này có thể khiến những Email mà bạn gửi đi có thể bị đánh dấu là spam và không tới được hòm thư chính của người nhận.
Trong khi đó, so với Email miễn phí, Email tên miền công ty thường có tỷ lệ bị phân loại vào mục spam rất thấp.Vì thế, những Email này sẽ được ưu tiên gửi trực tiếp vào hộp thư chính. Điều này mở ra cơ hội cho doanh nghiệp, tổ chức các chiến dịch có thể gửi Email quy mô lớn mà không phải lo lắng về việc bị lọt vào thư mục spam của khách hàng.
Nâng cao tính bảo mật
Nếu bạn sử dụng một hệ thống Email tên miền riêng sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng bảo mật cho hệ thống thư điện tử và dữ liệu của mình. Các nhà cung cấp dịch vụ Email tên miền luôn ưu tiên hàng đầu về vấn đề bảo mật, tạo điều kiện cho doanh nghiệp sử dụng một cách an tâm nhất.
Điều này đặc biệt quan trọng với những công ty có số lượng khách hàng lớn và dùng Email để làm công cụ để Marketing chủ lực.
Email theo tên miền phù hợp với đối tượng nào?
Email tên miền còn có thể được sử dụng như server lưu trữ dữ liệu chuyên nghiệp và chúng đang dần trở nên phổ biến đối với các cá nhân, doanh nghiệp hoạt động kinh doanh.
Email theo tên miền thường phù hợp và được khuyến khích sử dụng cho các đối tượng chính sau:
- Các doanh nghiệp và tổ chức: Những doanh nghiệp, công ty hay các tổ chức thường ưa chuộng việc sử dụng Email theo tên miền để thể hiện sự chuyên nghiệp, tăng cường uy tín thương hiệu, nhằm đảm bảo gửi thông điệp một cách chính xác nhất đến đối tác và khách hàng.
- Cá nhân và chuyên gia: Các cá nhân, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực, thường lựa chọn Email theo tên miền để tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng.
- Website và bloggers: Những người quản lý website cá nhân hoặc blog thường sử dụng Email theo tên miền để tạo sự chuyên nghiệp trong việc liên lạc với độc giả, đối tác và những người quan tâm.
- Các dự án quy mô lớn: Email tên miền thường được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng trong các dự án được đầu tư với quy mô lớn và cần phải gửi một số lượng lớn email đến khách hàng, đối tác.
Tóm lại, Email theo tên miền thường là lựa chọn phù hợp cho bất kỳ đối tượng nào muốn tăng cường uy tín, quản lý chuyên nghiệp và thực hiện các chiến dịch Marketing có hiệu quả.
Hướng dẫn 5 cách tạo Mail Domain đơn giản, nhanh chóng
Hiện nay, người dùng có rất nhiều cách tạo Email tên miền cho doanh nghiệp. Sau đây là 5 cách tạo Email có tên miền riêng dành cho doanh nghiệp phổ biến nhất mà bạn không nên bỏ qua:
Đăng ký Email doanh nghiệp theo tên miền với EASYMAIL
Hiện nay, Easymail đang là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Email tên miền riêng cho các công ty, doanh nghiệp, tự hào là đối tác đáng tin cậy, mang đến cho khách hàng không chỉ dịch vụ Email theo tên miền mà còn là giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu suất làm việc và giao tiếp trong nội bộ công ty với những ưu điểm nổi bật sau:
- Email ấn tượng và chuyên nghiệp: EASYMAIL cam kết cung cấp dịch vụ Email chuyên nghiệp được tùy chỉnh theo tên miền của bạn, tạo nên ấn tượng chuyên nghiệp và tăng tính nhận biết thương hiệu.
- Bảo mật cao cấp: An toàn dữ liệu là ưu tiên hàng đầu. Do đó, dữ liệu Email của bạn được bảo vệ bằng các biện pháp an ninh hàng đầu, đảm bảo sự yên tâm và tin cậy.
- Dễ dàng tích hợp: Hệ thống Email tên miền của EASYMAIL dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác, giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như công sức.
- Phòng chống spam và virus: Dịch vụ EASYMAIL được trang bị công nghệ chống spam và virus mạnh mẽ, có khả năng tự động quét và xử lý các file có thể đe dọa đến tính bảo mật của hệ thống và dữ liệu cá nhân của khách hàng.
- Hỗ trợ khách hàng tận tâm: Đội ngũ nhân viên hỗ trợ kỹ thuật luôn sẵn sàng giúp đỡ 24/7/365, đảm bảo mọi vấn đề của khách hàng được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Bên cạnh đó, đơn vị này còn cung cấp các dịch vụ và giải pháp hạ tầng toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm: Đăng ký tên miền, WordPress Hosting, Cloud Hosting, SEO Hosting, VPS Hosting, SSL… với mức giá hợp lý, phù hợp với nhiều phân khúc khách hàng.
Đăng ký Email tên miền miễn phí trên Google Workspace
Sau đây là các bước tạo Email tên miền công ty bằng Google Workspace:
Bước 1: Truy cập vào trang web đăng ký Email theo tên miền của Google bằng đường link và ấn “Bắt đầu dùng thử miễn phí” ở ở góc trên cùng bên phải màn hình.
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin của doanh nghiệp (tên doanh nghiệp, số lượng nhân viên và quốc gia) rồi ấn “Tiếp theo”.
Bước 3: Điền thông tin cá nhân của bạn (Họ tên, Email, số điện thoại công ty), sau đó chọn “Tiếp theo”.
Bước 4: Tại bước này, hệ thống sẽ hiện ra câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa?”.
Nếu trước đó bạn đã đăng ký tên miền cho doanh nghiệp của mình rồi thì nhấn chọn “Có, tôi có miền có thể sử dụng” sau đó điền tên miền của bạn vào và nhấn “Tiếp theo”.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn chưa có tên miền để sử dụng thì nhấn chọn “Không, tôi cần có miền”. Lúc này hệ thống Google sẽ đưa ra các bước tìm kiếm, lựa chọn tên miền có sẵn cho bạn lựa chọn. Cuối cùng nhấn chọn “Tiếp theo”.
Bước 5: Điền đầy đủ thông tin đăng nhập bao gồm tên người dùng và mật khẩu sau đó xác nhận “Tôi không phải là người máy” rồi nhấn “Đồng ý và tiếp tục”.
Bước 6: Tiến hành thiết lập tài khoản Email doanh nghiệp của bạn bằng cách điền các thông tin như địa chỉ đường, thành phố, mã zip… Tiếp theo, điền thông tin đăng nhập cho tài khoản của bạn rồi xác nhận “Tôi không phải là người máy”, và sau đó chọn “Tiếp tục”.
Bước 7: Xác minh tên miền, tạo thêm người dùng mới và kích hoạt gmail theo tên miền của bạn theo hướng dẫn cụ thể của Google đưa ra để hoàn tất quá trình đăng ký. Từ đây, bạn sẽ có cơ hội trải nghiệm bản dùng thử Email tên miền miễn phí trong vòng 14 ngày.
Tạo Email theo tên miền bằng Zoho Mail
Để tạo Email tên miền bằng Zoho Mail, ta thực hiện các bước như sau:
- Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail bằng cách truy cập vào trang đăng ký của Zoho Mail tại link. Bạn kéo xuống dưới để chọn “Forever Free Plan”, sau đó ấn vào nút “Sign Up Now” để bắt đầu đăng ký.
- Bước 2: Khi bảng đăng ký xuất hiện, bạn điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu, sau đó xác nhận “I agree to the Terms of Service and Privacy Policy” và cuối cùng là bấm “Sign Up” để chuyển sang bước tiếp theo. Lúc này, một mã xác minh sẽ gửi về số điện thoại bạn vừa điền, bạn nhập mã xác minh và chọn “Verify” để hoàn tất đăng ký.
- Bước 3: Đây là bước thực hiện việc cài đặt và xác thực tên miền cho Email. Sau hoàn tất bước 1, Zoho Email sẽ gợi ý cho bạn một số dịch vụ Email phổ biến. Bạn chọn “Try now” để tiếp tục tạo Email doanh nghiệp theo tên miền miễn phí. Khi đó, Zoho Mail sẽ cho bạn 2 lựa chọn như sau:
Nếu đã có tên miền thì bạn chọn “Add now” và tiến hành nhập địa chỉ tên miền.
Ngược lại, nếu chưa có tên miền thì bạn chọn “Buy now” để mua tên miền từ Zoho Mail.
Sau khi nhập tên doanh nghiệp và tên miền xong, bạn nhấn “Add” và chọn “Proceed to domain verification” để bắt đầu xác thực tên miền theo phương thức thêm bản ghi TXT.
Bước 4: Bạn đăng nhập vào trình quản lý cấu hình tên miền tại địa chỉ link. Trên giao diện quản trị Admin Console, điều hướng đến mục Domains, sau đó bấm vào “+Add” và điền tên miền bạn muốn đăng ký dịch vụ Email. Sau khi tạo xong, chờ một khoảng thời gian từ 30 phút đến 1 ngày để cấu hình mới được cập nhật. Sau đó, bạn ấn “Verify TXT Record” để tiến hành xác thực.
Bước 5: Sau khi xác thực thành công, bạn tạo tài khoản Email người dùng bằng cách điền thông tin vào ô “Username” và chọn “Create” để tạo để hoàn tất quá trình đăng ký.
Đăng ký Email tên miền thông qua Yandex
Để đăng ký Mail Domain thông qua Yandex, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn sau:
- Bước 1: Truy cập trang đăng ký tài khoản Yandex qua đường link tại đây. Khi điền thông tin, bạn cần lưu ý rằng phải sử dụng số điện thoại di động với mã quốc gia +84xxxxxxxxxx. Sau khi nhập số điện thoại, nhấn “Send code” để nhận mã xác nhận qua tin nhắn SMS. Tiếp theo, bạn nhập mã và nhấn “Register”, sau đó chọn “Accept”.
- Bước 2: Truy cập tại đây để thêm tên miền vào hệ thống, sau đó chọn “Sign up free”.
- Bước 3: Tiếp theo, để sử dụng dịch vụ Yandex Mail, bạn cần xác thực tên miền của mình. Bạn chọn “Organization profile”, tiếp theo chọn “Domains” và cuối cùng nhấn “DNS record” tại link. Tại đây, bạn sẽ cấu hình bản ghi TXT được Yandex cung cấp để xác thực tên miền.
Khởi tạo Email theo domain riêng trên Microsoft Outlook
Sau đây là các bước tạo Email tên miền trên Microsoft Outlook:
- Bước 1: Bạn cần truy cập vào bản dùng thử của Microsoft 365 trong 1 tháng. Sau 1 tháng dùng thử miễn phí thì bạn cần đóng phí theo chu kỳ năm.
- Bước 2: Điền thông tin đăng nhập vào Microsoft. Nếu bạn chưa có tài khoản thì hãy nhấn chọn “Tạo tài khoản”. Sau đó bạn điền các thông tin đăng ký rồi xác nhận mình không phải là robot.
- Bước 3: Truy cập vào link sau đó nhấn “Sign in” và đăng nhập bằng tài khoản Outlook đã tạo ở bước 2.
- Bước 4: Điền tên miền đăng ký Email và nhấn “Continue”.
- Bước 5: Cấu hình tên miền của Email. Tại trang Admin, bạn cần điền các thông tin sau vào trang dịch vụ tên miền: DNS là MX hoặc TXT, Host, MX server/ Value và TTL thông thường sẽ là 36000.
- Bước 6: Thêm người dùng Email tên miền, ở bước này bạn có thể tạo thêm tài khoản người dùng ngoài tài khoản ban đầu để có thể cùng sử dụng Email tên miền riêng với đội nhóm. Đầu tiên bạn nhấn vào Add để thêm tài khoản sau đó điền thông tin tài khoản và nhấn “OK”.
Trên đây là một số cách đăng ký Email theo tên miền cho doanh nghiệp nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Hy vọng với bài viết này những doanh nghiệp sẽ tìm được cho mình một đơn vị thích hợp để đăng ký Email tên miền riêng và nếu như bạn còn đang phân vân không biết chọn đơn vị nào để đăng ký tên miền Email thì EASYMAIL sẽ là đơn vị mà bạn nên tìm đến.