Bạn đang cần sử dụng Outlook trên Microsoft 365. Cùng mình tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này nhé.
Outlook 365 là gì ?
Outlook 365 là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ: email, lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web.
Ngoài ra, có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.
Microsoft Outlook 365 không phải là một công cụ miễn phí, quý khách sẽ phải mua phiên bản hoàn chỉnh hoặc trả cước để sử dụng khi có nhu cầu.
Ưu điểm Outlook 365 là gì ?
Đa số người dùng thường sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.
Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi quý khách đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
Đa số người dùng thường sử dụng tính năng email trên Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.
Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi quý khách đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.
Tính bảo mật và khả năng chống SPAM cao
- Khả năng chống spam cao với thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể.
- Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp quý khách tránh khỏi các bộ máy spam mail.
Với Outlook, quý khách có thể tạo, xóa và thay đổi các địa chỉ mail hay đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.
Đa dạng kết nối
Giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện thông qua Skype.
Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML.
Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân / doanh nghiệp.
Hướng dẫn sử dụng Outlook 365
Giao diện Outlook 365
- Thanh menu dọc: sẽ có 3 mục quan trọng chính: Yêu thích, thư mục và nhóm.
Chủ yếu các thư mục hộp thư đến, thư gửi đi, mail rác v..v.. đặc biệt hơn, những nhóm nào đã được thêm ở tài khoản quản trị Microsoft 365 (6.5) cũng sẽ hiện ra.
Đây là những tính năng đặc biệt của Outlook trên Microsoft 365.
- Thanh chứa mail: sẽ list ra các mail thư mục hộp thư đến, thư đã gửi,..v..v
Có thể tạo bộ lọc để quản lý mail dễ dàng hơn.
- Thanh menu ngang: Dùng để tạo xoá chi tiết mail, soạn mail, cài đặt, thiết kế bộ lọc..v..v
- Nội dung mail: Chứa nội dung mail từ thanh chứa mai. Bao gồm: Text, hình ảnh, file đính kèm.
- Cài đặt: Kết nối với Teams, setup Outlook v..v..
Truy cập Outlook trên Webmail
Có 2 cách truy cập được trên Webmail:
- Truy cập trực tiếp vào trang chủ: https://outlook.office.com/mail/
- Truy cập vào trang: https://www.office.com/
Gõ tìm kiếm từ khoá “Outlook” ở thanh trình duyệt. Chọn vào ứng dụng để truy cập.
Tạo Email trên Webmail
Chọn “Thư mới” để tạo 1 email được gửi đi, có các công cụ như: Đính kèm, gửi và bỏ.
Tạo sự kiện mới
Chọn mục “Lịch” à “Sự kiện mới” để tiến hành thêm lịch.
Nhập các thông tin cụ thể như: Tiêu đề sự kiện, thành viên tham gia, thời gian..v..v
Các sự kiện được tạo ra dùng để chuẩn bị công việc, lịch trình làm việc, sắp xếp thời gian hợp lý hoặc tổ chức sự kiện sinh nhật.
Tạo liên hệ mới
Chọn “Liên hệ mới” à Điền các thông số liên quan, bao gồm địa chỉ mail.
Chức năng này giúp quý khách tiết kiệm được thời gian gửi mail. Trong trường hợp người của công ty, chuyên trao đổi công việc thì quý khách nên sử dụng.
Tránh trường hợp mail bị nhầm lẫn giữa mail đối tác và mail người của công ty.
Phân quyền lịch trên Outlook 365
Chia sẻ xem lịch với từng nội dung
Đầu tiên, tạo event (Sự kiện) trên 1 tài khoản cá nhân. Chọn “New Event” (Sự kiện) à “More Options”(Thêm chức năng) để thêm đầy đủ tính năng hơn.
Thêm “Add a Title” (Nội dung sự kiện) à “Invite Attendees” (Thêm khách mời), sau đó thêm thời gian sự kiện diễn ra và nội dung chính.
Quý khách lưu ý: Những ai được mời sẽ có thể xem được thời gian và địa điểm của sự kiện. Ví dụ như dưới là khách mới test3 sẽ có thể xem được.
Kiểm tra lại ở user: test3 ngay sau đó.
Khi ở tài khoản test3, quý khách có thể thấy lời mời tham dự của từ tài khoản test, bao gồm: thời gian, lịch, nội dung và có tham gia hay không.
Chia sẻ xem lịch với toàn bộ lịch trình
Tuy nhiên, với chia sẻ như trên thì test3 sẽ chỉ thấy 1 nội dung duy nhất từ tài khoản test khi được mời.
Nếu trong trường hợp quý khách đang muốn có 1 user có xem được toàn bộ lịch trình hoặc có thể chỉnh sửa.
Giả sử lịch trình chuyên mục user (test) sẽ như sau và cần chia sẻ lịch đi làm cho user (test2):
Truy cập vào tài khoản ban đầu chọn “Share”.
Chọn chuyên mục lịch cần chia sẻ cho user còn lại là test2.
Chọn quyền user còn lại có thể thao tác được như: Xem, xem được cả nội dung, sửa..v..v à Nhấn “Share” để test2 có thể thao tác được.
Truy cập vào hòm mail của user đã share (user2) và “Accept”(Đồng ý) và “View Calendar” để xem lịch.
Sau đó, chọn vào “People’s calendars”(Lịch của người khác) và Tích vào phần share: Đi làm công ty ở user trước (test).
Kiểm tra lại thông tin đã cài đặt ngay sau đó.
Chia sẻ quyền với nhóm
Chọn “New Event” (Tạo sự kiện) à Thêm nhóm cần thêm tham dự ở “Invite Attendees”(Mời tham dự).
Trong đó, phần màu đỏ là có tài khoản trong nhóm đã trùng lịch khoảng thời gian đó.
User Test2 sẽ là người quản trị. Cuối cùng, vào bất kỳ tài khoản thuộc nhóm trên sẽ đều thấy.
Đọc Thêm:
Hướng dẫn tắt tính năng Auto Smart Quotes trên Outlook