Trong email thường có thông tin cá nhân, thông tin mật liên quan vì vậy cách bảo mật email doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng.
Cùng mình tìm hiểu giải pháp bảo mật email cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây nhé
Định nghĩa về bảo mật email
Bảo mật email là việc bảo vệ email khỏi các rủi ro như đánh cắp thông tin nhạy cảm, xâm nhập, lộ thông tin hoặc bị tấn công bằng các kỹ thuật phá hoại tài khoản cá nhân của người dùng email.
Tại sao bạn cần bảo mật email doanh nghiệp
Bảo mật email cực kỳ quan trọng đối với cả email cá nhân hay email doanh nghiệp vì trong thời đại kỹ thuật số, email là phương tiện được sử dụng để trao đổi thông tin, hồ sơ tài chính và thông tin thương mại.
- Đối với cá nhân, email thường liên kết với tài khoản ngân hàng và mạng xã hội, do đó nếu hacker xâm nhập được vào email thông qua các lỗ hổng bảo mật sẽ thu thập được những thông tin nhạy cảm như mật khẩu ngân hàng, ảnh nóng,… Ngoài ra, các đối tượng xấu còn có thể lợi dụng tài khoản mạng xã hội để thực hiện các hành vi lừa đảo.
- Đối với doanh nghiệp, email là công cụ lưu trữ tài liệu quan trọng và cũng là công cụ trao đổi với các khách hàng. Nếu như không làm tốt công tác bảo mật, các đối tượng có mục đích xấu có thể xâm nhập, làm lộ thông tin mật của doanh nghiệp.
Khi bị lộ những thông tin như vậy có ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp. Nhất là khi bị mất quyền truy cập email còn khiến cho công việc bị gián đoạn.
Đọc thêm: Lý do bạn nên sử dụng email doanh nghiệp (EASYMAIL)
Cách bảo mật email doanh nghiệp và email cá nhân
Tùy từng đối tượng dùng email là cá nhân hay doanh nghiệp mà sẽ cần các phương pháp bảo mật email khác nhau.
Dưới đây là cách bảo mật email cho người dùng và doanh nghiệp:
Bảo mật email cho người dùng
Thực hiện các hành động để bảo vệ email là điều rất cần thiết vì chúng sẽ giúp bảo vệ thông tin cá nhân và tránh rủi ro bị xâm nhập bất hợp pháp bởi người thứ 3.
Dưới đây là một số cách để người dùng có thể tự bảo mật email cá nhân của mình:
- Sử dụng mật khẩu mạnh: Chọn một mật khẩu dài, kết hợp giữa chữ viết thường, chữ viết hoa, số và ký tự đặc biệt để làm mật khẩu cho tài khoản email của mình. Đồng thời, người dùng cần định kỳ thay đổi mật khẩu và tuyệt đối không chia sẻ mật khẩu với bất kỳ ai.
- Kích hoạt xác thực 2 yếu tố (bảo mật 2 lớp): Đây là tính năng bảo mật mạnh, khi người dùng đăng nhập vào tài khoản email, ngoài điền mật khẩu, người dùng sẽ cần làm thêm một bước xác minh khác, thường là mã xác minh gửi đến số điện thoại di động hoặc mã từ các ứng dụng xác thực như Google Authenticator.
- Luôn cập nhật phần mềm và ứng dụng: đảm bảo rằng trình duyệt, ứng dụng email luôn được cập nhật phiên bản mới nhất để tránh các lỗ hổng bảo mật
- Hạn chế truy cập link, file đính kèm từ các email không rõ nguồn gốc: Các tệp đính kèm có thể gây nhiễm virus hoặc mã độc vào thiết bị của người dùng, từ đó làm mất dữ liệu, hỏng hóc hệ thống. Ngoài ra, một số đối tượng còn sử dụng các email không rõ nguồn gốc để thực hiện các cuộc lừa đảo hoặc phishing.
- Tránh truy cập email trên các máy tính công cộng: Máy tính công cộng có thể không được đảm bảo an toàn, do đó hạn chế việc truy cập email của bạn trên các mạng công cộng hoặc thiết bị không an toàn.
Ngoài ra, còn một số cách giúp người dùng bảo mật tốt email của mình như:
- Hạn chế gửi các hình ảnh, thông tin nhạy cảm qua email
- Sử dụng bộ lọc thư rác, phần mềm chống virus
- Nếu truy cập email công ty từ xa hoặc trên các thiết bị cá nhân thì nên sử dụng phần mềm VPN để truy cập
Bảo mật email cho doanh nghiệp
- Với email doanh nghiệp, muốn bảo mật tốt email, cần thực hiện theo 2 hướng: giáo dục nhân viên và thiết lập các giao thức bảo mật toàn diện.
- Đào tạo, huấn luyện nhân viên về bảo mật, các rủi ro bảo mật email và cách tránh bị tấn công, lừa đảo qua email.
- Yêu cầu nhân viên đặt mật khẩu có độ bảo mật cao và thay đổi mật khẩu định kỳ (6 tháng/ 1 lần)
- Dùng mã hóa email để bảo vệ nội dung và tệp đính kèm
- Nếu công ty cho phép nhân viên truy cập email công ty trên các thiết bị cá nhân thì cần thực hiện tốt các công tác bảo mật
- Triển khai công cụ, giao thức để quét và chặn những email có chứa phần mềm cho các tệp độc hại trước khi chúng đến điểm nhận cuối.
- Triển khai các giải pháp bảo vệ dữ liệu nhằm xác định được các dữ liệu nhạy cảm và ngăn chặn chúng bị mất qua email.
Đọc thêm: Cách đăng kí tài khoản trên Easymail.biz
Các giao thức bảo mật email phổ biến nhất hiện nay
Nhận thấy sự quan trọng của việc bảo mật email đối với các cá nhân, đặc biệt là đối với doanh nghiệp, vì thế ngày càng có nhiều giao thức bảo mật email được ra đời.
SSL/TLS – (Secure Sockets Layer) và TLS (Transport Layer Security)
SSL (Secure Sockets Layer) và TLS (Transport Layer Security) là hai giao thức bảo mật được sử dụng để bảo vệ khi gửi email trên Internet.
SSL và TLS đều cung cấp các framework bảo mật hoạt động với SMTP nhằm bảo mật email của người dùng. Tuy nhiên vào năm 2015 thì SSl đã không còn sử dụng nữa.
SMTP sẽ được TLS cung cấp quyền riêng tư và bảo mật và khi gửi hoặc nhận email, nó sẽ sử dụng TCP (Transmission Control Protocol) để khởi tạo, xác nhận và cài đặt mã hóa, sau đó bắt đầu truyền email.
Do đó, TLS được coi là giao thức bảo mật mã hóa, đảm bảo quyền riêng tư và ngăn chặn truy cập trái phép khi truyền email qua Internet.
S/MIME – Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions
Hầu hết các dịch vụ email hiện nay đều có S/MIME vì chúng chính là một tiêu chuẩn bảo mật có công dụng mã hóa bảo vệ dữ liệu email, cung cấp chữ ký điện tử và xác nhận danh tính của người gửi. Nhìn chung, S/MIME sẽ có hai tính năng chính là mã hóa và xác thực để bảo mật thông tin, dữ liệu bên trong email.
S/MIME dùng Public-key cryptography để mã hóa email trước khi gửi đi nhằm giúp bảo vệ email khỏi các hacker. Ngoài ra S/MIME sử dụng chữ ký số (Digital signature) và chứng thực (Authentication) để xác thực, từ đó đảm bảo được tính hợp lệ của email.
DMARC – Domain-based Message Authentication, Reporting Conformance
DMARC là một giao thức xác thực email tiêu chuẩn, trong đó phương thức hoạt động dựa trên việc các nhà quản lý email thiết lập các bản ghi DNS (Domain Name System) để chỉ định cách xử lý cho các email không hợp lệ được gửi đến.
Các tiêu chuẩn bảo mật quan trong DMARC
- Báo cáo và tuân thủ xác thực email dựa trên tên miền (DMARC): Xác thực email, ngăn chặn email giả mạo và lừa đảo
- Sender policy Framework (SPF): Xác thực email từ tên miền, địa chỉ IP được cho phép
- DomainKeys Identified mail (DKIM): Sử dụng chữ ký số để xác thực email nhằm giảm thiểu khả năng giả mạo email. Người nhận có thể xác định được danh tính email nếu email đó được ký số bở DKIM. Ngược lại, nếu email không được xác minh bởi DKIM thì email sẽ bị coi là không hợp lệ, bị từ chối hoặc đưa vào thư rác.
SPF – Sender Policy Framework
Với giao thức bảo mật email SPF thì tổ chức có thể chỉ định ai được phép gửi email từ tên miền của họ và bản ghi SPF sẽ được thêm vào máy chủ dịch vụ tên miền (DNS).
Lúc này, các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ xem được bản ghi SPF trong tên miền của người gửi email và xác định xem địa chỉ IP gửi email đó có hợp lệ không. Ngoài ra, có thể kết hợp SPF với DKIm và DMARC để nâng cao tính bảo mật cho hệ thống email.
Digital Certificates
Digital Certificates là chứng chỉ số, chứng chỉ điện tử được sử dụng để xác thực danh tính của cá nhân và tổ chức. Khi gửi email, Digital Certificates của người gửi sẽ được gắn vào tiêu đề của email và trở thành một phần của tiêu đề. Khi nhận email, trình đọc của người nhận sẽ xác minh chữ ký số ký bởi Digital Certificates của người nhận
DKIM – Domain Keys Identified Mail
DKIM là tên viết tắt của Domain Keys Identified Mail – phương thức xác thực email đang gửi. Cách thức hoạt động Domain Keys Identified Mail như sau:
- Email sẽ được thêm vào tiêu đề một chữ ký số DKIM đã được bảo mật bằng mã hóa
- Hệ thống email của người nhận sẽ giải mã chữ ký số, nếu chuỗi số khớp với nội dung email thì email sẽ được xác thực là hợp lệ, không phải email giả mạo.
- Quá trình xác thực này sẽ được thực hiện ở máy chủ, do đó chữ ký DKIM sẽ không hiển thị với người dùng cuối.
OpenPGP – Open Pretty Good Privacy
Chuẩn mã hóa email mã nguồn mở – OpenPGP được sử dụng để bảo mật email, tin nhắn, tài liệu, thông tin dựa trên khuôn khổ Pretty Good Privacy (PGP).
Phương thức mã hóa của OpenPGP là mã hóa đối xứng và mã hóa khóa công khai nhằm mục đích chính là bảo vệ tính toàn vẹn và bảo mật của email. Khóa công khai sẽ mã hóa email trước khi gửi đi còn khóa riêng tư sẽ giải mã email nhận.
Đọc thêm: Các loại email doanh nghiệp thường gặp
Lời kết
Tóm lại, bảo mật email là một phần quan trọng trong việc bảo vệ thông tin cá nhân và đảm bảo sự riêng tư. Việc áp dụng các biện pháp, giao thức bảo mật email đã nêu trên sẽ giúp người dùng và doanh nghiệp tránh những rủi ro về an ninh mạng.
Nếu bạn cần hỗ trợ hay tư vấn dịch vụ email doanh nghiệp, Cloud thì cứ liên hệ Thảo 0909 576 798 nha