Trong thị trường kinh doanh hiện nay, email hosting và email server đều là những phương tiện quan trọng giúp doanh nghiệp gửi và nhận email một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để lựa chọn hệ thống phù hợp cho chiến dịch email marketing của bạn, bạn cần hiểu rõ về các đặc điểm và ưu/nhược điểm của mỗi loại.
Cùng tui tìm hiểu chi tiết nha.
Định nghĩa về Email Hosting và Email Server
Email Hosting và Email Server là hai hệ thống phổ biến được sử dụng để gửi và nhận email trong môi trường doanh nghiệp. Dưới đây là sự khác biệt giữa chúng:
Email Server (Máy chủ Email)
- Là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp để gửi và nhận email.
- Bao gồm các thông số kỹ thuật như CPU, RAM, Storage và có thể tồn tại dưới dạng Cloud Server hoặc Dedicated Server.
- Đặc điểm là ổn định, tốc độ gửi nhanh, khả năng khôi phục dữ liệu cao và đảm bảo an toàn dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
Email Hosting
- Là hệ thống máy chủ hoạt động riêng biệt, có tên miền riêng và tính năng bảo mật cao.
Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh số lượng tài khoản, cấu hình và tính năng theo nhu cầu của mình. - Thường được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ hosting web và thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân với ngân sách hạn chế.
- Tóm lại, cả Email Server và Email Hosting đều là những giải pháp chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, nhưng chúng có điểm khác biệt về cách cài đặt, quản lý và chi phí.
- Do đó, việc lựa chọn giữa hai loại dịch vụ này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khả năng tài chính của họ
Đọc thêm: Giới thiệu email doanh nghiệp
Ưu điểm của Email Server và Email Hosting
Email Server
- Có bộ lọc thư rác, nội dung độc hại, bảo vệ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng.
Sử dụng giao thức SSL nên tính bảo mật cao.
- Được phép tùy biến chức năng, thông số cho từng người dùng như số lượng email nhận/gửi, dung lượng, tính năng…
- Dễ dàng quản lý email của khách hàng và trong nội bộ, được nhiều tập đoàn lớn sử dụng.
- Hỗ trợ kiểm tra email mọi lúc, mọi nơi, qua mọi phương tiện như phần mềm Microsoft Outlook.
- Khả năng xử lý email nhanh, ít bị gián đoạn do đường truyền internet.
Email Hosting
- Cho phép sử dụng dung với các dịch vụ email hosting khác, giúp giảm chi phí về tài nguyên.
- Hỗ trợ tùy chỉnh cấu hình, số lượng tài khoản email theo nhu cầu thực tế.
- Tính bảo mật cao nhờ sử dụng giao thức SSL, cùng với các tính năng khác giúp hạn chế nguy cơ IP bị đưa vào danh sách đen.
- Tương thích với nhiều thiết bị, hỗ trợ sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
- Có thể gửi email với dung lượng lớn, dễ dàng sao lưu để đảm bảo an toàn thông tin.
Tóm lại, cả Email Server và Email Hosting đều mang lại nhiều ưu điểm và tính năng hữu ích cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn giữa hai loại dịch vụ này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khả năng tài chính của họ.
Đọc thêm: Hướng dẫn sử dụng tính năng Default Address trên mail hosting cPanel
Điểm khác biệt giữa Email Hosting và Email Server
Bạn có thể tham khảo bảng so sánh sau đây để xem xét trước khi quyết định sử dụng Email Hosting hay Email Server:
|
Yếu tố |
Email Hosting |
Email Server |
|
Chi phí |
Có mức chi phí thấp hơn do chỉ phải trả phí dịch vụ theo tháng hoặc theo năm.
Không cần phải đầu tư thiết bị, phần mềm, băng thông, nhận sự,… |
Email Server có chi phí cao hơn do phải đầu tư thiết bị, phần mềm, băng thông, điện, nhân sự,… Phải tự quản lý và vận hành máy chủ. |
|
Bảo mật |
Email Hosting có tính bảo mật cao, do nhà cung cấp áp dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như: mã hóa, chống spam, chống virus, chống DDoS,… Không cần phải lo lắng về việc bị mất dữ liệu, bị tấn công hoặc bị lộ thông tin cá nhân. |
Có tính bảo mật thấp hơn, do phụ thuộc vào khả năng của doanh nghiệp. Phải tự bảo vệ máy chủ của mình khỏi các mối đe dọa và tự sao lưu dữ liệu thường xuyên. |
|
Tính năng |
Có nhiều tính năng đa dạng và tiện ích, do nhà cung cấp cập nhật và nâng cấp thường xuyên. Một số tính năng phổ biến của email hosting là: lưu trữ đám mây, lịch, danh bạ, công cụ hợp tác, bảng tin, bảo mật hai lớp,… |
Có ít tính năng hơn, do bạn phải tự cài đặt và cập nhật các phần mềm email của mình. Một số tính năng cơ bản của email server là: email forwarder, mail list, autoresponder, webmail,… |
|
Độ tin cậy |
Độ tin cậy cao, do nhà cung cấp đảm bảo hoạt động ổn định |
Độ tin cậy thấp, do có thể gặp sự cố về thiết bị, phần mềm, băng thông, điện. |
Giữa Email hosting và Email server nên chọn loại nào?
Quy mô doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn là vừa và nhỏ, có từ 10-50 nhân viên, và lưu lượng email trao đổi không quá lớn, thì Email Hosting có thể là sự lựa chọn tốt nhất.
Dịch vụ này cung cấp các giải pháp tiết kiệm chi phí và quản lý email dễ dàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức vì hầu hết các tác vụ quản lý và bảo trì được chịu trách nhiệm bởi nhà cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hơn, từ 50-500 nhân viên và có lưu lượng email trao đổi thường xuyên, số lượng lớn, thì Email Server có thể là lựa chọn phù hợp hơn. Với việc sở hữu và quản lý một máy chủ email riêng biệt, bạn có thể kiểm soát toàn bộ hệ thống email nội bộ của doanh nghiệp.
Bằng cách xem xét cẩn thận về quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể chọn lựa hệ thống email phù hợp nhất để đáp ứng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.
Mức độ kiểm soát dữ liệu
- Email Hosting giúp bạn tiết kiệm công sức trong việc quản lý và bảo trì hệ thống email, vì các tác vụ này được nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận.
- Trong trường hợp bạn muốn kiểm soát hoàn toàn hệ thống email nội bộ, từ cấu hình đến bảo mật, thì việc sử dụng Email Server sẽ cho phép bạn có quyền kiểm soát toàn bộ quy trình và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Chi phí
- Email Hosting thường có chi phí ban đầu thấp hơn và không yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng và hạ tầng. Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống, giúp bạn tiết kiệm chi phí và tài nguyên nhân sự.
- Trong khi đó, Email Server đòi hỏi đầu tư ban đầu cao hơn cho việc mua máy chủ và phần cứng, cũng như chi phí duy trì và quản lý hệ thống.
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể lựa chọn được một hệ thống email ổn định và hiệu quả, góp phần vào sự phát triển của tổ chức.
Nếu bạn cần thêm sự tư vấn và hỗ trợ, hãy liên hệ với tui qua website hoặc fanpage để được giải đáp mọi thắc mắc.
Đọc thêm: Dịch vụ email cloud dành cho cá nhân và doanh nghiệp