Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email đẹp, ấn tượng

Bạn đang muốn tìm hiểu cách tạo chữ ký email đẹp, ấn tượng nhưng chưa rõ về chữ ký email là gì? Cùng tui tìm hiểu chi tiết hơn nhé

Định nghĩa chữ ký email

Chữ ký email là một dạng văn bản hoặc hình ảnh được thêm vào cuối mỗi email để đại diện cho người gửi.

Chữ ký email thường bao gồm tên của người gửi, thông tin liên hệ như địa chỉ email, số điện thoại, và các thông tin khác như chức vụ công việc, tên công ty, địa chỉ công ty, và các liên kết đến trang web cá nhân hoặc trang web công ty, giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng tính cá nhân hóa trong các cuộc trao đổi thư điện tử.

Đọc thêm: Giới thiệu email doanh nghiệp

Nội dung trong chữ ký trong email

Chữ ký trong email cần có các nội dung sau để thu hút sự chú ý và truyền tải thông tin đến người nhận:

Thông tin của người gửi

• Họ và tên.
• Chức vụ/nghề nghiệp.
• Tên đơn vị đang công tác.

Đầy đủ thông tin liên hệ cơ bản:

• Địa chỉ email.
• Website.
• Số điện thoại.
• Thông tin liên kết mạng xã hội:

Link đến các tài khoản trên các mạng xã hội như Facebook, Skype, Zalo, v.v.

• Hình ảnh của bạn nhằm tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh và người nhận email.
  Slogan hoặc chữ ký cá nhân (tuỳ chọn).
• Bằng cách này, chữ ký email sẽ trở nên đầy đủ và chuyên nghiệp, đồng thời giúp người nhận dễ dàng liên hệ và nhận biết về bạn và doanh nghiệp của bạn.

Vai trò của chữ ký email

• Phù hợp với mọi đối tượng: không chỉ dành cho công ty mà còn phù hợp cho mỗi cá nhân, giúp họ tạo dựng ấn tượng chuyên nghiệp và nhận dạng được cá nhân hoặc công ty của mình.
• Cung cấp thông tin rõ ràng: cung cấp thông tin quan trọng và rõ ràng cho người nhận, giúp họ nhận biết được công ty hoặc cá nhân gửi email là ai và làm gì.
• Tiện lợi trong việc liên lạc: người nhận dễ dàng liên hệ và tương tác với bạn.
• Đồng nhất trong công ty: Sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký chung trong công ty giúp khẳng định thương hiệu và sự chuyên nghiệp với khách hàng và đối tác.
• Xây dựng thương hiệu tổng thể: Chữ ký email giúp xây dựng thương hiệu tổng thể bằng cách truyền đạt thông tin về công ty và tạo ấn tượng chuyên nghiệp với người nhận.
• Công cụ quảng cáo hiệu quả: Chữ ký email là một công cụ quảng cáo tốt, giúp truyền đạt thông tin về công ty hoặc sản phẩm dịch vụ của bạn đến người nhận một cách hiệu quả.

Cách tạo chữ ký email trên outlook

• Bước 2: Chọn “Signature” từ menu “Message”.
• Bước 3: Trong hộp thoại hiển thị, chọn “New…” để tạo chữ ký mới.
• Bước 4: Đặt tên cho chữ ký và nhấn “OK”.
• Bước 5: Trong ô “Edit signature”, điền thông tin bạn muốn hiển thị trong chữ ký email. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font chữ, kích thước và thêm hình ảnh/logo nếu cần. Nhớ nhấn “OK” khi đã hoàn tất.
• Bước 6: Thêm chữ ký vào email sau khi đã hoàn thiện và chuẩn bị gửi đi: đơn giản bạn chỉ chọn mục “Signature” và lựa chọn chữ ký vừa nãy bạn thêm vào.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo gói email doanh nghiệp tại đây. Nếu bạn cần hỗ trợ hay đăng kí dịch vụ thì cứ liên hệ Thảo 0909 576 798 nhé