Đăng ký website với Bộ Công Thương là quy trình bắt buộc đối với các doanh nghiệp vận hành sàn TMĐT, website khuyến mại trực tuyến, website đấu giá hoặc các nền tảng cho phép người bán đăng sản phẩm. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần do không đáp ứng đúng quy chuẩn pháp lý.
Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ đăng ký website bị từ chối, doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh làm kéo dài thời gian phê duyệt.
Chưa xây dựng hoặc xây dựng sai Đề án hoạt động website
Đề án là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ đăng ký, thể hiện toàn bộ mô hình vận hành website. Các lỗi thường gặp gồm:
-
Không có đề án trong bộ hồ sơ.
-
Đề án quá sơ sài, không đúng cấu trúc yêu cầu.
-
Không mô tả đầy đủ các quy trình: duyệt gian hàng, duyệt sản phẩm, xử lý tranh chấp, xử lý vi phạm.
-
Không mô tả mô hình kỹ thuật, hệ thống bảo mật, quy trình xử lý dữ liệu.
Đây là lỗi chiếm tỷ lệ cao nhất và là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị yêu cầu làm lại từ đầu.
Quy chế hoạt động không đúng mẫu quy định
Quy chế hoạt động website TMĐT phải tuân thủ Thông tư 47/2014/TT-BCT và bao gồm đầy đủ các mục:
-
Quyền và nghĩa vụ của người bán
-
Quyền và nghĩa vụ của người mua
-
Quy trình giao dịch
-
Chính sách xử lý vi phạm
-
Cơ chế giải quyết tranh chấp
-
Cam kết bảo mật thông tin
-
Cơ chế rà soát và gỡ bỏ sản phẩm vi phạm
Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi:
-
Copy quy chế từ đơn vị khác → bị từ chối ngay.
-
Thiếu các mục bắt buộc.
-
Nội dung quy chế không thống nhất với đề án.
-
Chính sách đăng ký gian hàng chưa rõ ràng.
Website chưa hoàn thiện hoặc chưa hoạt động đúng chức năng
Bộ Công Thương sẽ kiểm tra trực tiếp website. Hồ sơ sẽ bị từ chối nếu:
-
Website đang xây dựng, trống nội dung hoặc chưa có dữ liệu mẫu.
-
Các chức năng quan trọng chưa hoạt động: đăng ký tài khoản, đăng sản phẩm, giỏ hàng, bộ lọc…
-
Thiếu trang chính sách: chính sách bảo mật, chính sách trả hàng, điều khoản sử dụng.
-
Nội dung trên website không khớp với hồ sơ đã nộp.
Website phải chạy ổn định, có đầy đủ tính năng trước khi nộp hồ sơ.
Thiếu hoặc sai thông tin doanh nghiệp
Lỗi phổ biến:
-
Tên doanh nghiệp trên website khác với giấy phép kinh doanh.
-
Không hiển thị thông tin liên hệ rõ ràng trên website.
-
Không có mục “Giới thiệu doanh nghiệp” hoặc “Thông tin pháp lý”.
-
Người đại diện pháp luật khai báo không đúng.
Bộ Công Thương yêu cầu website hiển thị chính xác và công khai thông tin chủ sở hữu.
Hồ sơ tải lên hệ thống thiếu hoặc không đúng định dạng
Các lỗi thường gặp khi nộp hồ sơ:
-
Tập tin không đúng định dạng PDF.
-
Thiếu tài liệu quan trọng: điều khoản sử dụng, chính sách bảo mật, hợp đồng mẫu, đề án.
-
Tài liệu tải lên bị lỗi hoặc không mở được.
-
Đặt tên file không rõ nội dung.
Điều này dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Không có quy trình kiểm soát người bán và sản phẩm
Đối với sàn TMĐT, doanh nghiệp phải chứng minh:
-
Quy trình xét duyệt người bán.
-
Cách quản lý sản phẩm đăng tải.
-
Cách xử lý sản phẩm cấm hoặc vi phạm pháp luật.
Nếu không mô tả rõ, hồ sơ thường bị trả lại vì “không đảm bảo cơ chế kiểm soát”.
Không có chính sách bảo mật thông tin chuẩn theo pháp luật
Chính sách bảo mật phải nêu rõ:
-
Loại dữ liệu thu thập
-
Mục đích thu thập
-
Phương thức bảo vệ thông tin
-
Cơ chế xóa/sửa dữ liệu
-
Quyền của người dùng
Rất nhiều doanh nghiệp thiếu mục phân quyền truy cập hoặc không nêu biện pháp bảo vệ dữ liệu.
Website có chức năng TMĐT nhưng doanh nghiệp lại chọn sai loại hình đăng ký
Ví dụ:
-
Website cho phép nhiều người bán tạo tài khoản nhưng doanh nghiệp chọn “thông báo website bán hàng”.
-
App TMĐT nhưng doanh nghiệp chỉ thông báo website.
Bộ Công Thương sẽ từ chối vì không đúng bản chất hoạt động.
Hồ sơ bổ sung không đúng hạn
Doanh nghiệp có 10 ngày để bổ sung hồ sơ theo yêu cầu. Nếu để quá hạn:
-
Hồ sơ bị hủy
-
Phải tạo hồ sơ mới từ đầu
Điều này làm kéo dài tiến độ và tăng chi phí.
Không gắn thử logo “Đã đăng ký/Đã thông báo” trên website theo đúng vị trí
Trong một số trường hợp, Bộ Công Thương yêu cầu doanh nghiệp:
-
Gắn logo mẫu
-
Hiển thị đường dẫn đến hồ sơ đã thông báo/đăng ký
Nếu không làm đúng yêu cầu này, hồ sơ có thể bị dừng phê duyệt.
Hồ sơ đăng ký website với Bộ Công Thương bị từ chối chủ yếu do thiếu đề án, sai quy chế, website chưa hoàn thiện, hoặc không đúng loại hình. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và rà soát kỹ trước khi nộp để tránh mất thời gian.
