Mở rộng hoạt động kinh doanh sang tỉnh thành khác là bước phát triển về quy mô cũng như chiến lược của doanh nghiệp trong việc chinh phục thị trường mới.
Tuy nhiên, để việc đi vào hoạt động được thuận lợi và đúng pháp luật, việc hoàn tất thủ tục pháp lý để thành lập chi nhánh là điều cần được chú trọng.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác nhất giúp doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ, trình tự, thủ tục pháp lý khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh, đảm bảo tuân thủ quy định, tiết kiệm thời gian và chủ động kiểm soát rủi ro trong quá trình vận hành.
Chi nhánh khác tỉnh là gì?
Chi nhánh khác tỉnh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được đăng ký hoạt động tại một địa phương khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp mẹ, bao gồm cả chức năng kinh doanh và ký kết hợp đồng (nếu được ủy quyền).
Chi nhánh khác tỉnh có con dấu riêng, mã số thuế riêng (nếu đăng ký kê khai thuế độc lập) và phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế theo quy định của cơ quan thuế tại địa phương nơi đặt chi nhánh.
Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Việc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ về mặt chiến lược mà còn về mặt pháp lý. Trong đó, bộ hồ sơ đăng ký chi nhánh là yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định, tùy thuộc vào loại hình công ty. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo từng loại hình:
Đối với công ty TNHH một thành viên
Do công ty chỉ có một chủ sở hữu, nên hồ sơ thành lập chi nhánh tại tỉnh khác gồm các tài liệu chủ yếu sau:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh tại tỉnh khác.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao y công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người được bổ nhiệm (không quá 6 tháng).
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật của công ty.
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
Do có nhiều thành viên góp vốn, hồ sơ đăng ký chi nhánh khác tỉnh cần thể hiện rõ sự thống nhất của Hội đồng thành viên:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh.
- Quyết định của Hội đồng thành viên về việc lập chi nhánh và bổ nhiệm người đứng đầu.
- Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm quản lý chi nhánh.
- Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải đại diện pháp luật.
Đối với công ty cổ phần
Với mô hình công ty cổ phần, thủ tục đăng ký chi nhánh khác tỉnh cần thể hiện rõ ý chí của Hội đồng quản trị và thông tin nhận diện pháp lý của cả công ty mẹ lẫn chi nhánh:
– Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh (còn hạn trong 6 tháng).
– Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GĐKDN) của công ty cổ phần.
– Hợp đồng thuê trụ sở chi nhánh, có thể kèm bản sao công chứng nếu chi nhánh kê khai thuế độc lập.
– Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh và bổ nhiệm người đứng đầu.
– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật).
Thông tin kèm theo cần thể hiện rõ:
- Mã số doanh nghiệp công ty mẹ.
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty mẹ.
- Địa chỉ và tên chi nhánh dự kiến thành lập.
- Ngành nghề, phạm vi hoạt động của chi nhánh.
- Thông tin thuế (nộp phụ thuộc hay độc lập).
- Thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật công ty mẹ và người đứng đầu chi nhánh.
Ghi chú chung
Các hồ sơ, quyết định và biên bản cần được ký tên, đóng dấu đầy đủ (nếu có con dấu). Tùy theo từng Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, có thể có yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên kiểm tra trước để chủ động điều chỉnh.
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Việc thiết lập chi nhánh tại địa phương khác không chỉ mở rộng tầm ảnh hưởng thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực phục vụ thị trường khu vực. Tuy nhiên, để chi nhánh đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình đăng ký theo quy định pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể cần thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký chi nhánh
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:
– Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định – có chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh, được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền trong công ty:
- Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên
- Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần
– Biên bản họp (nếu có) thể hiện sự thống nhất trong nội bộ công ty về việc lập chi nhánh.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
– Bản sao y giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.
– Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu).
– Giấy đề nghị cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư cũ).
– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
- Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Bước 3: Đăng bố cáo thành lập chi nhánh
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp giấy đăng ký chi nhánh, doanh nghiệp phải thực hiện việc công bố thông tin chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Vi phạm nghĩa vụ này có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng, theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Bước 4: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu (nếu có)
Nếu chi nhánh có nhu cầu sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần:
- Khắc dấu và thông báo mẫu dấu theo Phụ lục II-8 của Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
- Thực hiện nộp thông báo tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc thông qua hình thức trực tuyến.
- Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, việc có sử dụng con dấu riêng hay không là quyền tự quyết của doanh nghiệp.
Bước 5: Nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh
- Mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm (áp dụng cho chi nhánh hoạt động sản xuất, kinh doanh).
- Hồ sơ nộp tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chi nhánh.
- Thời hạn nộp là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận hoạt động.
Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau khi chi nhánh đi vào hoạt động
Sau khi chi nhánh được thành lập, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện các bước vận hành hợp pháp:
- Gắn biển chi nhánh tại địa chỉ đăng ký.
- Mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu cần).
- Đăng ký chữ ký số điện tử và thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nếu có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng hạn.
- Đảm bảo đủ vốn hoạt động và không vượt quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động để đưa chi nhánh vào vận hành thực tế.
- Xin cấp giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu, ví dụ như giáo dục, y tế, kiểm toán…).
