Bạn đang ấp ủ dự định khởi nghiệp và muốn thành lập công ty năm 2025? Bạn lo lắng về các thủ tục pháp lý phức tạp và những quy định mới?
Bài viết Thủ tục thành lập công ty theo Luật hiện hành dưới đây sẽ giúp bạn nắm vững toàn bộ quy trình, từ khâu chuẩn bị đến khi công ty chính thức đi vào hoạt động, đảm bảo hồ sơ của bạn được duyệt nhanh chóng và chính xác.
Cơ sở pháp lý và những thay đổi quan trọng năm 2025
Để thành lập công ty năm 2025, bạn cần nắm vững Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn liên quan. Đặc biệt, bạn cần lưu ý những thay đổi có hiệu lực từ ngày 01/07/2025:
- Bắt buộc sử dụng chữ ký số : Hình thức đăng ký qua tài khoản kinh doanh sẽ không còn hiệu lực. Mọi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng đều phải sử dụng chữ ký số công cộng của người đại diện pháp luật. Đây là điểm thay đổi lớn nhất, yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị chữ ký số từ sớm.
- Nghĩa vụ công bố chủ sở hữu hưởng lợi: Công ty có nghĩa vụ thu thập, cập nhật và lưu giữ thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (người thực sự sở hữu hoặc chi phối doanh nghiệp), đồng thời cung cấp thông tin này cho cơ quan nhà nước khi có yêu cầu để đảm bảo tính minh bạch.
- Giấy tờ pháp lý cá nhân: Các khái niệm và giấy tờ pháp lý cá nhân được sửa đổi. Chứng minh nhân dân (CMND) cũ sẽ không còn được chấp nhận, chỉ sử dụng Căn cước công dân (CCCD) và Hộ chiếu.
Đọc thêm: Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Lộ trình 3 giai đoạn chi tiết từ A – Z
Quy trình thành lập công ty được chia thành 3 giai đoạn chính, giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện từng bước.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị toàn diện trước đăng ký
Đây là bước nền tảng, quyết định sự thành công của quá trình đăng ký. Bạn cần xác định và chuẩn bị rõ ràng các yếu tố sau:
Đặt tên công ty: Tên phải bao gồm Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng. Tên không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các công ty đã đăng ký. Bạn cần tra cứu kỹ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu, bạn có thể chọn một trong các loại hình sau:
- Công ty TNHH: Phù hợp với cá nhân hoặc nhóm nhỏ, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
- Công ty Cổ phần: Phù hợp với doanh nghiệp muốn huy động vốn rộng rãi, có tối thiểu 3 cổ đông và dễ dàng chuyển nhượng vốn.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản.
Xác định địa chỉ trụ sở chính: Địa chỉ phải rõ ràng, không được sử dụng địa chỉ nhà chung cư, tập thể để đăng ký (trừ khi có chức năng thương mại).
Ngành nghề kinh doanh: Chọn mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC). Đối với những ngành nghề có điều kiện, bạn cần chuẩn bị các giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề liên quan.
Mức vốn điều lệ: Không có quy định mức vốn tối thiểu, trừ một số ngành nghề đặc thù có yêu cầu vốn pháp định (ví dụ: kinh doanh bất động sản, ngân hàng).
Người đại diện pháp luật: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. Người này phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp.
Giai đoạn 2: Hoàn thiện hồ sơ và nộp đăng ký
Khi đã có đầy đủ thông tin, bạn tiến hành soạn thảo và nộp hồ sơ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập.
- Bản sao công chứng CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật, thành viên, cổ đông sáng lập.
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện).
Phương thức nộp:
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Nộp online: Qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số công cộng.
Thời gian xử lý:
- Thời gian xử lý hồ sơ là 7-9 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Giai đoạn 3: Các thủ tục hậu thành lập
Khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần thực hiện các công việc sau để công ty có thể đi vào hoạt động hợp pháp:
- Khắc dấu và công bố mẫu dấu: Liên hệ đơn vị khắc dấu và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.
- Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử: Mở tài khoản và thông báo cho cơ quan thuế. Mua chữ ký số để thực hiện các giao dịch điện tử.
- Đăng ký thuế ban đầu: Nộp Mẫu 01/ĐK-TCT tại cơ quan thuế và lựa chọn phương pháp tính thuế (khấu trừ hoặc trực tiếp).
- Phát hành hóa đơn điện tử: Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp.
- Góp đủ vốn điều lệ: Các thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận.
- Treo biển hiệu: Tại trụ sở chính đã đăng ký. Biển hiệu phải có tên công ty, địa chỉ và mã số doanh nghiệp.
Checklist hướng dẫn nhanh
- Bước 1: Chuẩn bị thông tin (tên, loại hình, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người đại diện).
- Bước 2: Soạn hồ sơ và nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 4: Khắc con dấu và công bố mẫu dấu.
- Bước 5: Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số và đăng ký nộp thuế.
- Bước 6: Góp đủ vốn điều lệ và treo biển hiệu.
- Bước 7: Đăng ký các thủ tục hành chính khác (Bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử…).
Giải đáp các thắc mắc thường gặp về thủ tục thành lập công ty
Cần bao nhiêu vốn để thành lập công ty?
Theo quy định của pháp luật hiện hành, Luật Doanh nghiệp 2020 không giới hạn số vốn tối thiểu mà một công ty cần có. Doanh nghiệp có thể tự do đăng ký mức vốn điều lệ cao hay thấp tùy thuộc vào quy mô và kế hoạch kinh doanh.
Tuy nhiên, có một số ngành, nghề kinh doanh đặc thù yêu cầu phải có vốn pháp định – là mức vốn tối thiểu theo quy định của pháp luật. Nếu kinh doanh các ngành nghề này, bạn phải đăng ký vốn điều lệ không thấp hơn mức vốn pháp định.
Lời khuyên: Dù không có quy định tối thiểu, bạn nên đăng ký mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô thực tế, vì đây là cơ sở để tính lệ phí môn bài và thể hiện năng lực tài chính của công ty.
Có thể ủy quyền làm thủ tục thành lập công ty không?
Bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác làm thủ tục thành lập công ty. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc ủy quyền cần có các giấy tờ sau:
- Ủy quyền cho cá nhân: Cần có văn bản ủy quyền hợp lệ.
- Ủy quyền cho tổ chức: Cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý hoặc dịch vụ tư vấn.
- Ủy quyền cho đơn vị bưu chính (không phải dịch vụ công ích): Cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ.
- Ủy quyền cho đơn vị bưu chính công ích: Cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục.
Có thể đăng ký căn hộ chung cư làm trụ sở công ty?
Không được phép. Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Luật Nhà ở 2023, nghiêm cấm hành vi “sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở”.
Do đó, bạn không thể sử dụng căn hộ chung cư để đăng ký làm trụ sở chính của công ty. Nếu vi phạm quy định này, bạn có thể bị xử phạt hành chính từ 20 triệu đến 40 triệu đồng theo Nghị định 16/2022/NĐ-CP.
Cách ghi ngành nghề trong hồ sơ đăng ký kinh doanh thế nào?
Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi ghi ngành, nghề kinh doanh trong hồ sơ, bạn phải tuân thủ Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn.
Bạn cần tra cứu mã ngành kinh tế phù hợp với lĩnh vực hoạt động của công ty và ghi chính xác theo mã đã quy định. Việc này giúp hồ sơ của bạn hợp lệ và tránh được những sai sót không đáng có.
Thủ tục thành lập công ty 2025 có một số thay đổi đáng chú ý nhưng không quá phức tạp nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu không tự tin, bạn nên sử dụng dịch vụ thành lập công ty chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
