Giải pháp check-in sự kiện bằng QR code đang trở thành một xu hướng phổ biến trong ngành tổ chức sự kiện với nhiều lợi ích và tiện ích mà nó mang lại.
Bằng cách triển khai giải pháp check-in sự kiện bằng QR code một cách hiệu quả, tổ chức sự kiện có thể tạo ra một trải nghiệm thuận lợi và độc đáo cho khách mời, đồng thời nâng cao uy tín và hiện đại hóa thương hiệu sự kiện.
Cùng mình tìm hiểu thêm về giải pháp này nhé.
Giải pháp check-in sự kiện bằng QR code là gì?
Check-in sự kiện bằng mã QR là quá trình sử dụng mã QR (Quick Response) như một phương tiện kỹ thuật số để khách tham dự đăng ký sự hiện diện tại một sự kiện.
Thay vì các phương pháp thủ công truyền thống như danh sách khách mời dựa trên giấy hoặc quét vé vật lý, khách tham dự có thể đơn giản là quét một mã QR duy nhất liên kết với đăng ký hoặc vé của họ bằng cách sử dụng điện thoại thông minh hoặc một thiết bị quét mã QR được cung cấp tại cửa ra vào của sự kiện.
Quá trình check-in kỹ thuật số này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tiết kiệm thời gian, tiện lợi cho khách tham dự, giảm lỗi và khả năng thu thập dữ liệu một cách hiệu quả, cũng nâng cao thương hiệu của sự kiện và hiện đại hóa trải nghiệm check-in cho khách tham dự.
Ngoài ra, Bạn có thể sử dụng cũng như trải nghiệm trang web tạo mã QR miễn phí tại đây nhé
Phân biệt giữa Check-in truyền thống và check-in sự kiện bằng mã QR
Dưới đây là sự khác biệt giữa việc check-in sự kiện theo cách truyền thống và bằng mã QR:
Check-In sự kiện truyền thống
- Dựa vào các quy trình thủ công như danh sách khách mời dựa trên giấy hoặc quét vé vật lý.
- Khách tham dự thường cần tìm tên của mình trong danh sách hoặc trình vé vật lý để được vào sự kiện.
- Yêu cầu nhân viên kiểm tra thủ công khách mời và đánh dấu sự hiện diện của họ.
- Có thể dẫn đến thời gian chờ lâu hơn và nguy cơ phát sinh lỗi trong nhập dữ liệu.
Check-In sự kiện bằng mã QR
- Sử dụng công nghệ kỹ thuật số bằng cách cung cấp cho khách tham dự các mã QR duy nhất liên kết với đăng ký hoặc vé của họ.
- Khách tham dự có thể dễ dàng quét mã QR của mình bằng điện thoại thông minh hoặc thiết bị quét mã QR tại cửa vào của sự kiện.
- Loại bỏ nhu cầu kiểm tra thủ công và giảm nguy cơ phát sinh lỗi.
- Cung cấp quy trình check-in nhanh chóng và hiệu quả hơn, nâng cao trải nghiệm của khách tham dự.
Tóm lại, check-in bằng mã QR mang lại quy trình thuận tiện và hiện đại hơn so với các phương pháp truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và tạo ra trải nghiệm sự kiện hiện đại hóa cho khách tham dự.
Quy trình của một sự kiện cơ bản
Trước khi sự kiện diễn ra
Trước khi sự kiện, bạn cần thực hiện hai bước chính: tạo vé điện tử và in vé nhằm đảm bảo rằng khách hàng có tất cả thông tin cần thiết và cảm thấy thuận tiện khi tham dự sự kiện.
Để tạo vé điện tử, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Ban tổ chức cần quảng bá về sự kiện, thu thập dữ liệu khách hàng bao gồm nhiều thông tin theo nhu cầu quản lý như tên, chức vụ, phòng ban, giới tính,… và đặc biệt phải có địa chỉ Email.
- Thiết kế thiệp mời mang tính thương hiệu và truyền tải chủ đề sự kiện một cách trang trọng trong đó có đính kèm cụ thể thông tin khách mời và mã QR Code tương ứng.
- Mã QR Code này sẽ được phần mềm Maytech tạo khi nhập dữ liệu khách mời vào file quản lý.
- Thiệp mời được gửi đến địa chỉ Email đã thu thập trước đó cho từng khách mời. Ban tổ chức cần đảm bảo dữ liệu nhập vào file quản lý tại phần mềm Maytech chuẩn xác bởi điều này ảnh hưởng đến việc thư mời gửi đến đúng người, đúng thông tin
- Tạo vé điện tử từ danh sách khách mời trên file Excel, bao gồm cả QR code.
- Kiểm tra tuần tự từng vé để đảm bảo rằng mã QR và thông tin khách hàng trên vé đều chính xác.
- Gửi email chứa vé điện tử đến từng khách mời. Thiệp mời cần được gửi đến địa chỉ email đã thu thập trước đó cho mỗi khách mời, cần đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào file quản lý trong phần mềm check-in là chính xác các thông tin trên thư mời được gửi đến đúng người với đúng thời điểm.
Trong sự kiện
Khi sự kiện đang diễn ra, bạn tổ chức cần thực hiện các công việc, cụ thể:
- Quét mã check-in: Sử dụng thiết bị quét mã để kiểm tra và ghi nhận việc check-in của khách hàng tại sự kiện.
- Quản lý danh sách khách hàng đã check-in: Đảm bảo rằng danh sách các khách hàng đã check-in được cập nhật và quản lý một cách chính xác và hiệu quả.
- Danh sách khách mới đã check-in theo sơ đồ vị trí: Theo dõi và ghi nhận thông tin của khách hàng mới đã check-in theo sơ đồ vị trí của sự kiện, giúp tổ chức dễ dàng quản lý và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
- Ban tổ chức cần bố trí bàn tại khu vực ra vào hoặc cổng check in với một chiếc Smartphone đã tải sẵn phần mềm Maytech và các nhân viên hướng dẫn (hoặc có thể chia thành nhiều line check in, tùy thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng khách mời).
- Khi khách mời đến, họ chỉ cần đưa mã vạch QR Code được đính kèm trong Email vào khu vực quét của máy ảnh. Lúc này, thông tin khách mời đã được nhập vào file quản lý trước đó sẽ hiển thị tại máy tính và màn hình hiển thị.
Để hoạt động check in sự kiện diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp ban tổ chức nên:
- Training kỹ năng check in cho các bạn nhân viên.
- Bố trí cũng như sắp xếp bàn hỗ trợ kỹ thuật ngoài khu vực check-in để hỗ trợ nhanh chóng cho khách mời gặp trục trặc hoặc khách mời mới tránh làm ùn tắc khu vực check in.
- Trang trí cổng check in chuyên nghiệp, gọn gàng. Ngoài ra còn có thể bố trí thêm khu vực check in lưu niệm/ backdrop sự kiện.
- Sử dụng quầy check in tự động cho khách mời tham gia rải rác. Khách mời có thể tự thực hiện việc check in và tham gia vào sự kiện mà không cần nhân viên hướng dẫn.
Sau sự kiện
Khi sự kiện đã hoàn tất, ban tổ chức sẽ cần tổng hợp một số thông tin, bao gồm:
- Lấy ý kiến bình chọn: Thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng về sự kiện, các hoạt động và trải nghiệm của họ để cải thiện cho các sự kiện tương lai.
- Bầu cử: Nếu có, tổ chức quá trình bầu cử cho các vị trí hoặc các quyết định quan trọng trong tổ chức hoặc liên quan đến sự kiện.
- Quay số trúng thưởng: Tổ chức quá trình quay số để chọn ra các khách hàng may mắn trúng thưởng từ các chương trình khuyến mãi hoặc gian hàng triển lãm.
- Gửi email đến các khách hàng tham gia sự kiện: việc này nhằm tri ân và chia sẻ thêm các thông tin liên quan như hình ảnh hoặc video từ sự kiện, cũng như các chương trình khuyến mãi hoặc sự kiện sắp tới.
Ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra, làm báo cáo về số lượng khách mời tham gia, phân loại nhóm khách mời và đưa ra những đánh giá trực quan về hiệu quả của sự kiện thông qua dữ liệu được ghi nhận trong suốt quá trình check in của phần mềm.
Lúc này, ban tổ chức có thể dễ dàng thực hiện thêm bước gửi email tri ân, lời cảm ơn đến đúng khách mời đã tham dự chương trình. Ngoài ra còn là các chương trình quảng bá, xây dựng mối quan hệ về sau này.
Các dự án được thực hiện bởi Maytech: Đại hội Công đoàn thành phố Thủ Đức lần thứ I; Hội thảo giới thiệu chính sách và sản phẩm 2024;…
Để hiểu rõ hơn về giải pháp cũng như hỗ trợ dịch vụ, bạn có thể liên hệ Hotline (+84) 2873 040 030 nhé